Liberamente tradotto da ‘The 5-15 is an easy technique to improve communication at your company‘
di Cassie Werber, Quartz, 07 Gennaio 2019
È ovvio che una buona comunicazione tra i manager e i loro collaboratori rende migliore la cultura sul lavoro. Ma “buona comunicazione” è un obiettivo, non una strategia. Ecco perché troverai molte aziende che utilizzano una semplice tecnica, vecchia di 30 anni, che impiega pochi minuti ogni settimana e può, se utilizzata correttamente, tenere aggiornati i responsabili fino al vertice dell’organizzazione e assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di essere ascoltati
Lo strumento è chiamato “5-15” e funziona in questo modo: ogni settimana, tutti i membri di un team impiegano 15 minuti a scrivere feedback in un rapporto basato su un modello inviato dal manager del team. Il manager impiega cinque minuti per leggere e rispondere a ciascun report e 15 minuti per raccogliere i propri feedback per il proprio manager. Questo continua sulla catena. Fatto bene, fornisce a chi è al vertice, anche nelle aziende più complesse, un’istantanea settimanale di ciò che sta andando bene e male dal punto di vista di tutti i dipendenti.
Sarah Marshall è a capo dello sviluppo lettori di Vogue International, con sede a Londra. È entrata a far parte di Condé Nast International, la casa madre di Vogue, quando era in una fase di rapida crescita e afferma che il processo 5-15, che era già in uso presso l’azienda, l’ha aiutata a gestire efficacemente il suo team di 10 persone.
La squadra le invia 5-15s il giovedì mattina. Marshall dice che legge rapidamente i rapporti e cerca di identificarli rapidamente, prima di prendere 15 minuti per riassumere i risultati e le preoccupazioni espresse dal suo staff. “Come manager lo trovo assolutamente inestimabile, perché mette in risalto le cose che avrei potuto perdere”, ha detto Marshall.
I 5-15 seguono un formato fisso e sono spesso divisi in punti elenco sotto una serie di titoli: punti salienti della settimana; le persone incontrate; sfide; piani per la prossima settimana; e programmi per le prossime quattro settimane. Altre possibili categorie includono “lezioni apprese” o “aree di miglioramento” (Marshall nota che le organizzazioni possono personalizzare il processo come meglio credono).
La bellezza del processo è la sua semplicità e rapidità, ma anche il formato, che consente a coloro che potrebbero trovare difficile sollevare un problema anche in una riunione personale di metterlo in evidenza in uno “spazio sicuro”. Marshall dice che le piace leggere i risultati della sua squadra e proverà a risolvere dopo le sfide, se possibile. Altrimenti li include nella sua sezione “sfida”.
Il 5-15 è stato ideato per la prima volta da Yvon Chouinard, l’ottantatreenne pioniere, fondatore di Patagonia, una società famosa per la sua etica ambientale e il suo impegno con il benessere dei dipendenti e dei manager (per esempio, ha trattenuto in loco le neo mamme attraverso la cura dei bambini) Dalla genesi dello strumento a metà degli anni ’80, i suoi sostenitori hanno chiarito che è stato progettato per liberare quelli che sono a capo di squadre e aziende, non caricandoli con un lavoro extra. Chouinard passò notoriamente mesi tra arrampicata e surf e quindi lontano dall’ufficio e usò i 5-15 come un modo per tenere il polso della compagnia. Da allora, altri dirigenti lo hanno adottato, adattato e persino inventato le loro versioni .
Come per tutti gli strumenti, le specifiche dell’implementazione sono fondamentali. Scrivere il feedback non dovrebbe richiedere troppo tempo e deve essere inteso con incoraggiamento e buona grazia, dice Marshall.
“In passato ho avuto risposte un po ‘frustranti da parte delle persone a cui, fino alla fine, ho inviato messaggi”, e dice di usarla in altre società. “Come manager, è importante pensare a come rispondi ai 5-15. Dal mio punto di vista è positivo utilizzarlo come strumento di team building per incoraggiare e dare feedback positivi.”
Note personali: questo metodo rischia anche di essere fortemente penalizzato dall’impostazione gerarchica. Immaginiamocelo un po’ ‘social’ con la possibilità di interagire tra tutti i collaboratori, di mettere like e di poter rispondere o lanciare iniziative. Non sarebbe uno strumento coinvolgente e dirompente?